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Aufbewahrung von Pflegekinderakten

Für Adoptionsakten gibt es eine bundesgesetzliche Regelung im Adoptionsvermittlungsgesetz (AdVermiG). Nach § 9b Abs. 1 Satz 1 AdVermiG sind Aufzeichnungen und Unterlagen über jeden einzelnen Vermittlungsfall (Vermittlungsakten), gerechnet vom Geburtsdatum des Kindes an, 60 Jahre lang aufzubewahren. Bei Pflegekinderakten stellt sich die Situation schwieriger dar. Jugendhilfe ist eine Aufgabe der Kreise und kreisfreien Städte. Jede Gebietskörperschaft hat das Recht auf eigene Regelungen, soweit Gesetze keine konkreten Vorgaben beinhalten. 

 

Beispiel Bremen

Eine Landesregelung zur Aufbewahrung von Akten gibt es im Land Bremen nicht, eine Gesetzesermächtigung zur Regelung dieser Angelegenheiten ist im SGB VIII nicht enthalten. Eine zukünftige Weisung für die "Aufbewahrungsfristen von Akten im Amt für Soziale Dienste Bremen" ist gerade in der Neufassung im Entwurfstadium. Der Entwurf sieht vor, dass Akten über Vormundschaften und Pflegschaften 30 Jahre nach Eintritt der Volljährigkeit aufbewahrt werden. Bei Geschwisterkindern gilt dabei das Volljährigkeitsdatum des jüngsten Geschwisterkindes.

 

Beispiel Niedersachsen

In Niedersachsen wird die Aufbewahrung von Pflegekinderakten sehr unterschiedlich gehandhabt. Beim Pflegekinderdienst der Region Hannover beträgt die Aufbewahrungsfrist für Pflegekinderakten 21 Jahre ab der Geburt des Pflegekindes. Bei der Stadt Braunschweig werden Pflegekinderakten gemäß einer Empfehlung der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt), der die Kommunen folgen können, aber nicht müssen, 25 Jahre lang aufbewahrt. Auch der Landkreis Osnabrück orientiert sich an der Empfehlung der KGSt, gibt die Aufbewahrungsfrist aber mit 30 Jahren ab Beendigung des Pflegeverhältnisses an. Das KGSt selbst spricht von einer Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren ab der Volljährigkeit des Pflegekindes. In der Stadt Wolfsburg gibt es keine Regelungen für die Aufbewahrungsfristen von Pflegekinderakten. Bisher wurden bei dem dortigen, seit 1983 bestehenden Fachdienst keine Akten entsorgt. Eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren wie bei Amtsvormundschaftsakten wird dort für angemessen gehalten. Bei der Stadt Salzgitter sind Adoptionsakten gemäß einer internen Arbeitsweisung dauerhaft aufzubewahren. Für die Akten von Pflegekindern besteht eine 30-jährige Aufbewahrungsfrist nach Beendigung des Pflegeverhältnisses, für Akten von Pflegestellen eine 15-jährige Frist. Die diesbezügliche Verfügung an alle Verwaltungseinheiten der Stadt Salzgitter stammt aus den frühen 70iger Jahren und gilt weitgehend unverändert. In Delmenhorst beträgt die Aufbewahrungsfrist für Pflegekinderakten üblicherweise 10 Jahre ab Hilfebeendigung. Wenn parallel eine Vormundschaft bestanden hat, verlängert sich die Archivierungsfrist auf 30 Jahre.